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到日本當軟體工程師的入門指南系列 第 24

到日本當軟體工程師的入門指南 - 日本企業文化:報。連。相

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如果你在日本買寫給剛出社會的人的商務書籍,你會常常看到:「報。連。相」(HOU REN SOU) 這三個字。

ほうれんそう這個音(HOU REN SOU) ?在日文不是「菠菜」的意思嗎?

這三個字其實全名是:「報告」「連絡」「相談」,是日本企業文化的精華。也是每個日本人在公司的相處之道。

「報告」「連絡」「相談」定義

在日文維基百科的定義是這樣的

報告

部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。
翻譯:部下聽從上司的指示做事,並且在做事的過程定期回報進度。

說明:
平時工作的內容,被指派的任務。執行的過程和進度都要定期的回報。無論是下屬對上司,或是學弟對學長等等。

報告的項目可以包含:業務的進度,完成後主動回報,有發生任何失誤或是麻煩的主動回報

連絡

自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。

翻譯:不包含自己意見或猜測,將事實與關係者報告。

說明:
需要聯絡的通常是事實或是決定事項。必須讓關係者知道的事情(不能包含自己的意見喔)

聯絡的項目:除了自己工作上的事情定期與關係人聯絡及分享資訊外,包含請假/遲到早退的聯絡,公司公告事項(例如人事部及總務部的公告等等)都要確實讓關係人知道。關係人可能是你的主管,你的同事,你的下屬等等。

相談

自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。
翻譯:如果在工作上遇到判斷困難的時候,向主管詢問意見。

相談的事項:遇到的困難,工作或業務上的煩惱,或是無法下決定或判斷時

沒有「報告」「連絡」「相談」的慘事分享

如果沒有「報告」「連絡」「相談」,會發生什麼事情呢?我之前有個不好的經驗,分享給大家做為借鏡。其實不管是在日本,我覺得在台灣也會遇到類似的事情。

我之前被分派一個Feature。但我不確定是我日文不好,還是可能沒搞清楚學長的意思。他那時候把Spec給我,討論了一下,他問我:「所以妳現在懂要做什麼了吧!」。我那時候以為我懂了,但我可能是一知半解。

後來要開始實作了,搭建完環境開始寫CODE。SPEC上有些是大方向的說明,我憑著當時學長跟我討論時的微薄印象,硬幹完了那個Feature。還自信滿滿的想說:「耶,辛苦了好幾天終於弄完囉」。那個Feature大約花了我一週的時間。開開心心的發了PR上去給學長Review。

過了一會學長來找我:「你寫的這些。。。好像跟我之前跟你說的不太一樣?」

我:「!!???」

學長:「這些可能全部都白做了。你之前沒聽懂怎麼沒多問我?這禮拜中間怎麼都沒報告一下遇到的困難或是做的進度。」

我辛苦了一週的心血都白費,原因是我根本做錯方向,可能是我沒聽懂,或者誤解意思。

會發生這件事就是因為我犯了以下問題:

  1. 沒有「報告」及「連絡」:這一週來我都沒主動跟學長回報我具體的工作內容。其實我們有每天的Daily Stand Up Meeting,但是我可能只有說:「這個Feature進度幾%」,或是「大概還需要多少時間完成」。但實際的內容都沒有報告出來或是主動聯絡讓學長知道。

  2. 沒有「相談」:我遇到不確定的事項,透過自己臆測去執行。另外我在執行上有困難,也沒主動去跟學長討論。反而做了白工,讓進度延宕,讓學長和PM困擾。

我之前不敢問,是怕學長覺得我煩。不是說聽懂了,怎麼又一直去問。

不過不問反而更慘,做了一整週的白工。

從那天起,我決定要好好的「報告」「連絡」「相談」。

「報告」「連絡」「相談」可以使用的日語

<報告的時候>
「~の件で報告があります」
「~の件について、報告いたします」
翻譯:關於~~的事情,想跟您報告。

<報告如果延遲>
「報告が遅れて申し訳ありません」
「ご報告が遅れて申し訳ございません」
翻譯:報告延遲了很抱歉!

<遲到和回家時間的聯絡>
「電車遅延のため、出社が○時になります。よろしくお願いします」
翻譯:因為電車誤點了,○點才會到公司。請多指教。

「打ち合わせが長引いたため、帰社時間が遅れます」
翻譯:因為會議時間很長,可能會比較晚回到公司。(外出開會回公司的時間較晚)

<請假的聯絡>
「おはようございます。○○です。 大変申し訳ありませんが、本日は体調不良のため、お休みをさせていただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします」
翻譯:早安。我是○○。真的非常對不起,我因為今天身體不舒服,請允許我請假。造成大家的不便很不好意思。

「明日はお休みを頂戴しています。よろしくお願いいたします」
翻譯:明天請讓我休假,謝謝您。

<想討論的時候>
「お時間のあるときで構いませんので、○○の件についてご相談させてください」

「お時間のあるときで結構ですので、相談に乗っていただけないでしょうか?」
翻譯:您方便的時候,我可以跟您討論有關○○的事情嗎。

參考出處:https://www.oli.omron.co.jp/express/young/knowhow/knowhow_m07.html


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